Modèle de déclaration UE de conformité : ce qu'elle doit contenir

Qu'est-ce qu'une déclaration UE de conformité ?

La déclaration UE de conformité est le document par lequel le fabricant déclare que le produit satisfait à toutes les exigences des textes de l'UE qui lui sont applicables. En l'établissant, le fabricant assume la responsabilité de cette conformité. C'est la dernière étape avant l'apposition du marquage CE.

La déclaration est courte, souvent une ou deux pages. Elle est signée par une personne habilitée à engager l'entreprise. Ce n'est ni un rapport d'essai ni un certificat délivré par un tiers. C'est votre propre engagement juridique : apportez à la signature le même soin qu'à celle d'un contrat.

La déclaration et le marquage CE vont de pair. La déclaration est l'engagement signé ; le marquage CE en est le signe visible sur le produit. Les produits de construction font exception : au titre du règlement sur les produits de construction, le fabricant établit à la place une déclaration des performances.

Que doit contenir une déclaration UE de conformité ?

La plupart des textes de l'UE sur les produits suivent le modèle de déclaration de l'annexe III de la décision n° 768/2008/CE. Le tableau ci-dessous en présente les rubriques dans l'ordre.

Si vous n'avez appliqué une norme harmonisée qu'en partie, la déclaration doit préciser quelles parties ont été appliquées. Citer une norme appliquée seulement en partie peut induire en erreur les autorités et les clients. Notre guide sur les normes harmonisées explique pourquoi l'édition et l'étendue de l'application comptent.

Une mise en page simple

Une mise en page claire aide les douaniers et les inspecteurs, qui lisent en général la déclaration rapidement. Une structure pratique, de haut en bas :

1. Le titre, « Déclaration UE de conformité », avec un numéro de référence.
2. Le nom et l'adresse complète du fabricant, suivis de la mention de seule responsabilité.
3. Un encadré identifiant le produit : modèle, type et plage de numéros de série, avec un emplacement pour une photo.
4. La liste des textes de l'UE, chacun avec sa référence complète.
5. La liste des normes, chacune avec son édition.
6. La rubrique organisme notifié. Elle peut simplement indiquer « sans objet » lorsque la procédure n'en exigeait pas.
7. Les informations complémentaires, puis le bloc de signature.

La formation Fondamentaux du marquage CE fournit un modèle de déclaration fondé sur l'annexe III, avec des champs à compléter, et un exercice corrigé. Dans cet exercice, un fabricant turc fictif rédige la déclaration d'une étiqueteuse de bouteilles équipée d'un module Wi-Fi. La machine est mise sur le marché après le 20 janvier 2027 et avant le 11 décembre 2027, sans organisme notifié. La déclaration cite le règlement (UE) 2023/1230 sur les machines, la directive 2014/53/UE sur les équipements radioélectriques avec le règlement délégué (UE) 2022/30, et la directive 2011/65/UE RoHS. Elle ne cite ni la directive basse tension ni la directive CEM, car les textes machines et radio couvrent déjà ces aspects.

Déclaration unique, langues et conservation

Quelques règles s'appliquent à toute déclaration :

• Déclaration unique. Lorsque plusieurs textes de l'UE s'appliquent et que chacun exige une déclaration, vous établissez une déclaration unique qui les couvre tous.
• Langue. La déclaration doit être traduite dans la ou les langues exigées par l'État membre dans lequel le produit est mis à disposition.
• Conservation. Vous la conservez, comme la documentation technique, pendant 10 ans, sauf si le texte applicable fixe une autre durée.
• Mises à jour. Vous la mettez à jour à chaque changement : nouvelle édition d'une norme, nouveau texte, changement d'adresse ou nouvelle version du produit. Les anciennes déclarations restent archivées pour les unités qu'elles couvraient.

Certains textes exigent que la déclaration accompagne le produit. Au titre de la directive sur les équipements radioélectriques (RED), chaque unité est accompagnée d'une copie de la déclaration ou d'une déclaration simplifiée indiquant une adresse internet. Votre importateur ou votre mandataire dans l'UE doit aussi détenir une copie de la version en vigueur. La déclaration se trouve à la fin de la documentation technique, et son contenu doit concorder avec la documentation, la notice et la plaque signalétique.

Déclarations pour les machines et déclaration d'incorporation

Les machines ont leurs propres règles. Au titre de la directive Machines, directive 2006/42/CE, la déclaration doit accompagner la machine et son contenu est fixé à l'annexe II. Elle comporte une rubrique absente du modèle général : le nom et l'adresse de la personne autorisée à constituer le dossier technique, qui doit être établie dans l'UE.

Le règlement (UE) 2023/1230, qui s'applique aux machines mises sur le marché à partir du 20 janvier 2027, fixe son propre contenu pour la déclaration. Il offre plus de souplesse quant à la manière de la fournir : soit une copie jointe à la machine, soit, sous conditions, une adresse internet où elle peut être consultée. Vérifiez les règles exactes de contenu et de format dans le règlement. Notre guide sur le règlement Machines 2023/1230 présente l'ensemble des changements.

Les quasi-machines constituent un cas particulier. Il s'agit d'ensembles qui ne peuvent pas assurer à eux seuls une application définie, comme un bras robotisé vendu pour être intégré dans une ligne de production. Ils ne portent pas le marquage CE au titre de la législation machines. Le fabricant fournit à la place une déclaration d'incorporation et une notice d'assemblage. La déclaration d'incorporation indique quelles exigences essentielles ont été appliquées et respectées, et précise que l'ensemble ne doit pas être mis en service avant que la machine finale ait été déclarée conforme. Le règlement Machines conserve cette approche.

Erreurs fréquentes dans les déclarations UE de conformité

Ces erreurs reviennent régulièrement lors des contrôles de surveillance du marché et des contrôles douaniers :

• Citer un texte abrogé, comme l'ancienne directive basse tension de 2006.
• Citer des textes qui ne s'appliquent pas, ce qui laisse penser que l'évaluation n'a pas été menée avec soin.
• Citer des normes sans leur édition, ou des éditions qui ne sont plus valables.
• Une description du produit si générique qu'elle pourrait couvrir n'importe quelle machine.
• L'absence de signature, de nom ou de date.
• Un organisme notifié mentionné alors qu'aucun n'est intervenu, ou un numéro de certificat qui ne correspond pas.
• Une désignation du modèle qui diffère entre la déclaration, la plaque signalétique, la notice et la documentation technique.

Chacune de ces erreurs peut transformer un contrôle de routine en longue discussion. Une courte vérification interne avant la diffusion, qui compare la déclaration avec la plaque et la documentation, permet d'éviter la plupart d'entre elles.

Points clés

• Dans la plupart des textes de l'UE sur les produits, le contenu de la déclaration suit l'annexe III de la décision n° 768/2008/CE.
• Une déclaration unique couvre tous les textes de l'UE applicables, avec les références complètes et les éditions des normes.
• Traduisez-la comme l'exige chaque État membre, conservez-la pendant 10 ans et mettez-la à jour en cas de changement.
• Les machines obéissent à des règles de contenu spécifiques, et les quasi-machines reçoivent à la place une déclaration d'incorporation.
• Vérifiez que le modèle, les textes, les normes et les informations sur l'organisme notifié concordent avec la documentation technique et le produit.