Vorlage für die EU-Konformitätserklärung: Was hineingehört

Was ist eine EU-Konformitätserklärung?

Die EU-Konformitätserklärung ist das Dokument, in dem der Hersteller erklärt, dass das Produkt alle Anforderungen der für es geltenden EU-Rechtsvorschriften erfüllt. Mit ihrer Ausstellung übernimmt der Hersteller die Verantwortung für diese Konformität. Sie ist der letzte Schritt, bevor die CE-Kennzeichnung angebracht wird.

Die Erklärung ist kurz, oft ein oder zwei Seiten. Sie wird von einer Person unterzeichnet, die befugt ist, das Unternehmen zu verpflichten. Sie ist weder ein Prüfbericht noch eine von Dritten ausgestellte Bescheinigung. Sie ist Ihre eigene rechtsverbindliche Erklärung; behandeln Sie die Unterschrift daher mit derselben Sorgfalt wie bei einem Vertrag.

Die Erklärung und die CE-Kennzeichnung gehören zusammen. Die Erklärung ist die unterzeichnete Aussage; die CE-Kennzeichnung ist ihr sichtbares Zeichen auf dem Produkt. Bauprodukte sind eine Ausnahme: Nach der Bauprodukteverordnung stellt der Hersteller stattdessen eine Leistungserklärung aus.

Was muss eine EU-Konformitätserklärung enthalten?

Die meisten EU-Produktvorschriften folgen dem Muster der Erklärung in Anhang III des Beschlusses Nr. 768/2008/EG. Die folgende Tabelle führt die Punkte in ihrer Reihenfolge auf.

Wenn Sie eine harmonisierte Norm nur teilweise angewandt haben, sollte die Erklärung deutlich machen, welche Teile angewandt wurden. Eine nur teilweise angewandte Norm ohne Hinweis aufzuführen, kann Behörden und Kunden in die Irre führen. Unser Leitfaden zu harmonisierten Normen erklärt, warum Ausgabestand und Umfang der Anwendung wichtig sind.

Ein einfacher Aufbau für die Vorlage

Ein klarer Aufbau hilft Zollbeamten und Prüfern, die die Erklärung meist schnell lesen. Eine praktische Struktur von oben nach unten:

1. Titel „EU-Konformitätserklärung“ mit einer Referenznummer.
2. Name und vollständige Anschrift des Herstellers, gefolgt von der Erklärung der alleinigen Verantwortung.
3. Ein Feld zur Identifikation des Produkts: Modell, Typ und Seriennummernbereich, mit Platz für ein Foto.
4. Die Liste der EU-Rechtsvorschriften, jeweils mit vollständiger Fundstelle.
5. Die Liste der Normen, jeweils mit Ausgabestand.
6. Der Abschnitt zur benannten Stelle. Er kann einfach „nicht beteiligt“ lauten, wenn das Verfahren keine benannte Stelle erforderte.
7. Zusatzangaben, dann der Unterschriftenblock.

Der Kurs Grundlagen der CE-Kennzeichnung bietet eine Vorlage für die Erklärung auf Grundlage von Anhang III mit Platzhalterfeldern und eine ausgearbeitete Übung. In dieser Übung erstellt ein fiktiver türkischer Hersteller die Erklärung für eine Flaschenetikettiermaschine mit WLAN-Modul. Die Maschine wird nach dem 20. Januar 2027 und vor dem 11. Dezember 2027 in Verkehr gebracht, ohne dass eine benannte Stelle erforderlich ist. Die Erklärung führt die Verordnung (EU) 2023/1230 über Maschinen, die Richtlinie 2014/53/EU über Funkanlagen zusammen mit der Delegierten Verordnung (EU) 2022/30 sowie die Richtlinie 2011/65/EU (RoHS) auf. Die Niederspannungsrichtlinie und die EMV-Richtlinie führt sie nicht auf, weil das Maschinen- und das Funkanlagenrecht diese Aspekte bereits abdecken.

Eine Erklärung, Sprachen und Aufbewahrung

Einige Regeln gelten für jede Erklärung:

• Eine einzige Erklärung. Wenn mehrere EU-Rechtsvorschriften gelten und jede eine Erklärung verlangt, stellen Sie eine einzige Erklärung aus, die alle abdeckt.
• Sprache. Die Erklärung muss in die Sprache oder Sprachen übersetzt werden, die der Mitgliedstaat verlangt, in dem das Produkt bereitgestellt wird.
• Aufbewahrung. Sie bewahren sie wie die technischen Unterlagen 10 Jahre lang auf, sofern die jeweilige Rechtsvorschrift keinen anderen Zeitraum festlegt.
• Aktualisierung. Sie aktualisieren sie bei jeder Änderung: neuer Ausgabestand einer Norm, neue Rechtsvorschrift, neue Anschrift oder neue Produktversion. Alte Erklärungen bleiben für die Exemplare, die sie abdeckten, im Archiv.

Manche Rechtsvorschriften verlangen, dass die Erklärung das Produkt begleitet. Nach der Funkanlagenrichtlinie (RED) liegt jedem Exemplar eine Kopie der Erklärung oder eine vereinfachte Erklärung mit Internetadresse bei. Auch Ihr Einführer oder Bevollmächtigter in der EU sollte eine Kopie der aktuellen Fassung haben. Die Erklärung steht am Ende der technischen Unterlagen, und ihr Inhalt muss mit den Unterlagen, der Betriebsanleitung und dem Typenschild übereinstimmen.

Erklärungen für Maschinen und die Einbauerklärung

Für Maschinen gelten eigene Regeln. Nach der Maschinenrichtlinie, Richtlinie 2006/42/EG, muss die Erklärung der Maschine beiliegen, und ihr Inhalt ist in Anhang II festgelegt. Sie enthält einen Punkt, der im allgemeinen Muster fehlt: Name und Anschrift der Person, die bevollmächtigt ist, die technischen Unterlagen zusammenzustellen, und die in der EU ansässig sein muss.

Die Verordnung (EU) 2023/1230, die für Maschinen gilt, die ab dem 20. Januar 2027 in Verkehr gebracht werden, legt einen eigenen Inhalt für die Erklärung fest. Sie erlaubt mehr Flexibilität bei der Bereitstellung der Erklärung: entweder eine Kopie mit der Maschine oder unter bestimmten Bedingungen eine Internetadresse, unter der sie abrufbar ist. Prüfen Sie die genauen Regeln zu Inhalt und Form in der Verordnung. Unser Leitfaden zur Maschinenverordnung 2023/1230 behandelt die weiteren Änderungen.

Unvollständige Maschinen sind ein Sonderfall. Eine unvollständige Maschine ist eine Gesamtheit, die für sich genommen keine bestimmte Funktion erfüllen kann, etwa ein Roboterarm, der zum Einbau in eine Fertigungslinie verkauft wird. Sie trägt nach dem Maschinenrecht keine CE-Kennzeichnung. Stattdessen stellt der Hersteller eine Einbauerklärung und eine Montageanleitung bereit. Die Einbauerklärung gibt an, welche grundlegenden Anforderungen angewandt und erfüllt wurden und dass die unvollständige Maschine erst in Betrieb genommen werden darf, wenn die Konformität der Maschine, in die sie eingebaut wird, erklärt wurde. Die Maschinenverordnung behält diesen Ansatz bei.

Häufige Fehler in EU-Konformitätserklärungen

Diese Fehler tauchen bei Marktüberwachungs- und Zollkontrollen immer wieder auf:

• Verweis auf eine aufgehobene Rechtsvorschrift, etwa die alte Niederspannungsrichtlinie von 2006.
• Aufführung von Rechtsvorschriften, die nicht gelten, was nahelegt, dass die Bewertung nicht sorgfältig durchgeführt wurde.
• Angabe von Normen ohne Ausgabestand oder mit nicht mehr gültigen Ausgaben.
• Eine so allgemeine Produktbeschreibung, dass sie auf jede Maschine passen könnte.
• Eine fehlende Unterschrift, ein fehlender Name oder ein fehlendes Datum.
• Die Nennung einer benannten Stelle, obwohl keine beteiligt war, oder eine nicht übereinstimmende Bescheinigungsnummer.
• Eine Modellbezeichnung, die sich zwischen Erklärung, Typenschild, Betriebsanleitung und technischen Unterlagen unterscheidet.

Jeder dieser Fehler kann eine Routinekontrolle in eine lange Diskussion verwandeln. Eine kurze interne Prüfung vor der Freigabe, bei der die Erklärung mit dem Typenschild und den Unterlagen verglichen wird, vermeidet die meisten davon.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Inhalt der Erklärung folgt in den meisten EU-Produktvorschriften Anhang III des Beschlusses Nr. 768/2008/EG.
• Eine einzige Erklärung deckt alle anwendbaren EU-Rechtsvorschriften ab, mit vollständigen Fundstellen und Ausgabeständen der Normen.
• Übersetzen Sie sie nach den Vorgaben jedes Mitgliedstaats, bewahren Sie sie 10 Jahre lang auf und aktualisieren Sie sie bei Änderungen.
• Für Maschinen gelten besondere Inhaltsvorschriften, und unvollständige Maschinen erhalten stattdessen eine Einbauerklärung.
• Prüfen Sie, ob Modell, Rechtsvorschriften, Normen und Angaben zur benannten Stelle mit den technischen Unterlagen und dem Produkt übereinstimmen.