Mandataire dans l'UE et personne responsable au titre de l'article 4

Qu'exige l'article 4 du règlement (UE) 2019/1020 ?

Le règlement (UE) 2019/1020 relatif à la surveillance du marché et à la conformité des produits s'applique depuis juillet 2021. Son article 4 vise les produits relevant d'une liste de textes de l'UE. Cette liste comprend notamment les machines, la basse tension, la compatibilité électromagnétique (CEM), les équipements radioélectriques et RoHS.

Pour ces produits, un opérateur économique établi dans l'UE doit être responsable de certaines tâches liées à la conformité. Si vous êtes un fabricant établi hors de l'UE, vous ne pouvez pas tenir ce rôle vous-même. Quelqu'un dans l'UE doit l'assumer.

Le nom et les coordonnées de cet opérateur doivent être visibles. Ils peuvent figurer sur le produit, son emballage, le colis ou un document d'accompagnement. S'ils manquent, les douanes doivent suspendre la mise en libre pratique et en informer l'autorité de surveillance du marché. Une petite lacune d'étiquetage peut donc bloquer tout un envoi à la frontière.

Pour les produits de consommation, le règlement relatif à la sécurité générale des produits (RSGP), règlement (UE) 2023/988, exige lui aussi un opérateur économique dans l'UE, et les offres en ligne doivent afficher cette information. La formation RSGP traite de ces règles.

Qui peut être la personne responsable dans l'UE ?

Le droit de l'UE donne à chaque maillon de la chaîne d'approvisionnement un nom et un ensemble d'obligations. Ces règles sont issues de la décision n° 768/2008/CE et du règlement (UE) 2019/1020. Pour un fabricant établi hors de l'UE, le rôle prévu à l'article 4 peut être tenu de quatre manières principales.

Chaque option correspond à un modèle commercial différent. L'importateur est souvent le choix naturel lorsque vous vendez par l'intermédiaire d'un distributeur européen. Le mandataire n'achète ni ne vend votre produit : il peut donc agir pour vous quels que soient vos clients dans l'UE. De nombreux prestataires logistiques ne veulent pas assumer le rôle prévu à l'article 4 : ne partez pas du principe qu'ils l'accepteront. Une filiale vous donne la maîtrise, mais elle a besoin de personnes qui comprennent la conformité.

Quelles sont les tâches prévues à l'article 4 ?

Quelle que soit l'option choisie, l'article 4 confie quatre tâches à l'opérateur responsable :

1. Vérifier que la déclaration UE de conformité et la documentation technique ont été établies. Tenir la déclaration à la disposition des autorités et veiller à ce que la documentation technique puisse leur être fournie sur demande.
2. Sur demande motivée, fournir les informations et documents nécessaires pour démontrer la conformité, dans une langue comprise par l'autorité.
3. Informer les autorités lorsqu'il a des raisons de croire qu'un produit présente un risque.
4. Coopérer avec les autorités, y compris pour les mesures correctives.

Les autorités de surveillance du marché commencent en général par une demande de documents. C'est pourquoi votre partenaire dans l'UE doit pouvoir accéder rapidement à votre dossier. Si vos documents sont répartis entre différents systèmes et fournisseurs, vérifiez combien de temps il faut réellement pour les rassembler.

Ce que le mandataire peut faire et ne peut pas faire

Le mandataire est une personne physique ou morale établie dans l'UE, désignée par un mandat écrit. La décision n° 768/2008/CE fixe les tâches minimales que le mandat doit permettre :

• tenir la déclaration UE de conformité et la documentation technique à la disposition des autorités nationales pendant la durée requise, en général 10 ans
• fournir aux autorités, sur demande motivée, les informations et documents démontrant la conformité
• coopérer avec les autorités, à leur demande, à toute mesure visant à éliminer les risques présentés par les produits couverts par le mandat

Le mandataire peut également apposer le marquage CE pour votre compte. Les importateurs et les distributeurs ne le peuvent pas.

Il existe des limites. Selon les règles de la décision n° 768/2008/CE, que suivent la plupart des textes sur les produits, le mandataire ne peut pas reprendre votre obligation de concevoir et de fabriquer le produit conformément aux exigences essentielles. Il ne peut pas non plus établir la documentation technique à votre place. Ces obligations restent celles du fabricant. Un mandat vous donne un point de contact fiable dans l'UE. Il ne transfère pas votre responsabilité à quelqu'un d'autre.

Lisez attentivement le mandat. Il doit préciser clairement les gammes de produits et les textes qu'il couvre. Pour les machines relevant de la directive 2006/42/CE, la déclaration de conformité désigne aussi la personne autorisée à constituer le dossier technique, qui doit être établie dans l'UE. Convenez avec votre partenaire s'il assume ce rôle.

Importateur ou mandataire : les principales différences

L'importateur est l'entreprise de l'UE qui met sur le marché de l'UE un produit provenant d'un pays tiers. Avant de le faire, il doit vérifier que vous avez réalisé l'évaluation de la conformité, que la documentation technique existe, que le produit porte le marquage CE et est accompagné des documents requis, et que votre nom et votre adresse y figurent. Il ajoute son propre nom, sa raison sociale et son adresse postale, et conserve une copie de la déclaration pendant 10 ans. Il ne doit pas mettre sur le marché un produit qu'il estime non conforme. Un bon importateur vous posera des questions avant la première commande.

Attention à un piège. Un importateur ou un distributeur devient fabricant, avec toutes les obligations correspondantes, s'il commercialise le produit sous son propre nom ou sa propre marque, ou s'il le modifie d'une manière qui peut en affecter la conformité. Si votre acheteur dans l'UE prévoit de vendre votre produit sous sa marque, les deux parties doivent savoir clairement qui est le fabricant.

Lorsque l'importateur est aussi l'opérateur visé à l'article 4, une seule mention sur l'étiquette peut couvrir les deux rôles. Prévoyez tôt la place sur votre plaque signalétique ou votre étiquette, afin que le produit n'ait pas à être réétiqueté à son arrivée.

Comment choisir et informer un partenaire dans l'UE

Avant de signer, vérifiez que votre partenaire existe et qu'il est en mesure de faire le travail :

• Recherchez l'entreprise dans le registre national du commerce et vérifiez son numéro de TVA.
• Assurez-vous que l'adresse est un vrai bureau où sont reçus les courriers et les demandes des autorités.
• Demandez qui traitera votre dossier et si cette personne connaît votre type de produit.
• Demandez quels autres fabricants ils représentent et s'ils disposent, le cas échéant, d'une assurance responsabilité du fait des produits.

Votre partenaire ne peut accomplir ses tâches qu'avec les bons éléments. La formation Fondamentaux du marquage CE comprend une liste de contrôle pour choisir et informer un partenaire dans l'UE. Envoyez la déclaration UE de conformité signée pour chaque produit et chaque version. Convenez de la manière dont il obtiendra la documentation technique lorsqu'une autorité la demandera : certains partenaires veulent une copie complète, d'autres acceptent un accès rapide sur demande. Envoyez l'étiquette et la notice dans toutes les langues que vous utiliserez. Convenez ensuite des aspects pratiques : votre contact technique, votre délai de réponse et la manière dont vous traiterez ensemble une réclamation ou un problème de sécurité. Tenez votre partenaire informé à chaque modification de la déclaration.

La proximité avec l'UE ne supprime pas l'obligation. La Turquie, par exemple, forme une union douanière avec l'UE et applique une législation sur les produits alignée, mais un fabricant turc a tout de même besoin d'un opérateur responsable établi dans l'UE pour les textes énumérés. Le parcours complet, des textes applicables à l'étiquetage, est présenté dans notre guide sur les exigences du marquage CE, et les documents que votre partenaire doit détenir sont traités dans nos guides sur la documentation technique et la déclaration UE de conformité.

Points clés

• Pour les produits relevant des textes énumérés à l'article 4, un opérateur économique établi dans l'UE doit être responsable de tâches liées à la conformité.
• Cet opérateur peut être un importateur, un mandataire, un prestataire de services d'exécution des commandes dans des cas limités, ou votre propre filiale agissant en tant qu'importateur.
• Un mandataire a besoin d'un mandat écrit couvrant au moins trois tâches minimales.
• Selon les règles de la décision n° 768/2008/CE, les obligations de conception et l'établissement de la documentation technique restent celles du fabricant.
• Le nom et les coordonnées de l'opérateur doivent figurer sur le produit, l'emballage, le colis ou un document d'accompagnement.