AB Yetkili Temsilcisi ve 4. Madde Kapsamındaki Sorumlu Kişi

Tüzük (AB) 2019/1020'nin 4. maddesi neyi gerektirir?

Piyasa gözetimi ve ürünlerin uygunluğuna ilişkin Tüzük (AB) 2019/1020, Temmuz 2021'den beri uygulanmaktadır. 4. maddesi, bir AB mevzuatı listesi kapsamındaki ürünleri kapsar. Listede makineler, alçak gerilim, elektromanyetik uyumluluk (EMC), telsiz ekipmanı, RoHS ve diğer bazı mevzuat yer alır.

Bu ürünler için belirli uygunluk görevlerinden sorumlu, AB'de yerleşik bir iktisadi işletmeci bulunmalıdır. AB dışında yerleşik bir üreticiyseniz bu rolü kendiniz üstlenemezsiniz. Bunu AB içindeki biri yapmalıdır.

Bu işletmecinin adı ve iletişim bilgileri görünür olmalıdır. Bunlar ürünün, ambalajının, kolinin veya ürüne eşlik eden bir belgenin üzerinde yer alabilir. Eksik olmaları hâlinde gümrük serbest dolaşıma girişi askıya almak ve piyasa gözetimi otoritesini bilgilendirmek zorundadır. Bu nedenle küçük bir etiketleme eksikliği, bir sevkiyatın tamamını sınırda durdurabilir.

Tüketici ürünleri için Genel Ürün Güvenliği Tüzüğü (GPSR), yani Tüzük (AB) 2023/988, de AB'de bir iktisadi işletmeci bulunmasını gerektirir ve çevrim içi ilanlarda bu bilgiler gösterilmelidir. GPSR kursu bu kuralları ele alır.

AB'deki sorumlu kişi olarak kim hareket edebilir?

AB mevzuatı tedarik zincirinin her halkasına bir ad ve bir dizi görev verir. Kurallar 768/2008/AT sayılı Karar'dan ve Tüzük (AB) 2019/1020'den gelir. AB dışındaki bir üretici için 4. madde rolü dört ana yolla doldurulabilir.

Her seçenek farklı bir iş modeline uyar. Bir Avrupa distribütörü aracılığıyla satış yaptığınızda ithalatçı çoğu zaman doğal seçimdir. Yetkili temsilci ürününüzü satın almaz veya satmaz; bu nedenle AB müşterileriniz kim olursa olsun sizin adınıza hareket edebilir. Pek çok sipariş karşılama şirketi 4. madde rolünü istemez; bu nedenle kabul edeceklerini varsaymayın. Bağlı şirket size kontrol sağlar, ancak uygunluk konusunu bilen personele ihtiyaç duyar.

4. madde görevleri nelerdir?

Hangi seçeneği tercih ederseniz edin, 4. madde sorumlu işletmeciye dört görev verir:

1. AB uygunluk beyanının ve teknik dosyanın mevcut olduğunu doğrulamak. Beyanı otoritelerin erişimine hazır tutmak ve teknik dosyanın talep üzerine sağlanabilmesini güvence altına almak.
2. Gerekçeli bir talep üzerine, uygunluğu göstermek için gereken bilgi ve belgeleri otoritenin anladığı bir dilde sunmak.
3. Bir ürünün risk oluşturduğuna inanmak için nedeni olduğunda otoriteleri bilgilendirmek.
4. Düzeltici faaliyetler dahil otoritelerle iş birliği yapmak.

Piyasa gözetimi otoriteleri genellikle bir belge talebiyle başlar. Bu nedenle AB ortağınızın dosyanıza hızla ulaşabilmesi gerekir. Belgeleriniz farklı sistemlere ve tedarikçilere dağılmışsa, bunları bir araya getirmenin gerçekte ne kadar sürdüğünü test edin.

Yetkili temsilci neler yapabilir, neler yapamaz?

Yetkili temsilci, yazılı bir yetki belgesiyle atanan, AB'de yerleşik bir kişi veya şirkettir. 768/2008/AT sayılı Karar, yetki belgesinin izin vermesi gereken asgari görevleri belirler:

• AB uygunluk beyanını ve teknik dosyayı gerekli süre boyunca, genellikle 10 yıl, ulusal otoritelerin emrinde tutmak
• gerekçeli bir talep üzerine otoritelere uygunluğu gösteren bilgi ve belgeleri sunmak
• otoritelerin talebi üzerine, yetki belgesi kapsamındaki ürünlerin oluşturduğu riskleri ortadan kaldırmaya yönelik her türlü faaliyette onlarla iş birliği yapmak

Yetkili temsilci CE işaretini sizin adınıza da iliştirebilir. İthalatçılar ve distribütörler bunu yapamaz.

Bazı sınırlar vardır. Ürün mevzuatının çoğunun izlediği 768/2008/AT sayılı Karar kurallarına göre yetkili temsilci, ürünü temel gerekliliklere uygun olarak tasarlama ve üretme görevinizi üstlenemez. Teknik dosyayı da sizin yerinize hazırlayamaz. Bu görevler üreticide kalır. Yetki belgesi size AB'de güvenilir bir irtibat noktası sağlar. Sorumluluğunuzu başkasına aktarmaz.

Yetki belgesini dikkatle okuyun. Hangi ürün gruplarını ve hangi mevzuatı kapsadığını açıkça belirtmelidir. Direktif 2006/42/AT kapsamındaki makineler için uygunluk beyanında ayrıca teknik dosyayı derlemeye yetkili, AB'de yerleşik olması gereken kişi de belirtilir. Ortağınızın bu rolü üstlenip üstlenmeyeceğini onunla kararlaştırın.

İthalatçı mı, yetkili temsilci mi: temel farklar

İthalatçı, AB dışındaki bir ülkeden gelen bir ürünü AB piyasasına arz eden AB şirketidir. Bunu yapmadan önce uygunluk değerlendirmesini yaptığınızı, teknik dosyanın mevcut olduğunu, ürünün gerekli belgelerle birlikte CE işareti taşıdığını ve adınızın ve adresinizin ürün üzerinde bulunduğunu kontrol etmek zorundadır. Kendi adını, tescilli ticari unvanını ve posta adresini ekler ve beyanın bir kopyasını 10 yıl boyunca saklar. Ürünün uygun olmadığına inanıyorsa ürünü piyasaya arz etmemelidir. İyi bir ithalatçı ilk siparişten önce size sorular soracaktır.

Bir tuzağa dikkat edin. Bir ithalatçı veya distribütör, ürünü kendi adı veya ticari markası altında sattığında ya da uygunluğu etkileyebilecek şekilde değiştirdiğinde, üreticinin tüm görevleriyle birlikte üretici haline gelir. AB'deki alıcınız ürününüzü kendi markasıyla satmayı planlıyorsa, her iki tarafın da üreticinin kim olduğunu anlaması gerekir.

İthalatçı aynı zamanda 4. madde işletmecisi olduğunda, etiketteki tek bir bilgi her iki rolü de karşılayabilir. Ürünün varıştan sonra yeniden etiketlenmesi gerekmemesi için tip plakanızdaki veya etiketinizdeki alanı erkenden planlayın.

Bir AB ortağı nasıl seçilir ve bilgilendirilir?

İmzalamadan önce ortağınızın gerçekten var olduğunu ve işi yapabileceğini kontrol edin:

• Şirketi ulusal ticaret sicilinde arayın ve KDV numarasını kontrol edin.
• Adresin, mektupların ve otorite taleplerinin teslim alındığı gerçek bir ofis olduğundan emin olun.
• Dosyanızla kimin ilgileneceğini ve ürün türünüzü anlayıp anlamadıklarını sorun.
• Başka hangi üreticileri temsil ettiklerini ve gerektiğinde ürün sorumluluk sigortaları olup olmadığını sorun.

Ortağınız görevlerini ancak doğru materyalle yerine getirebilir. CE İşaretinin Temelleri kursu, bir AB ortağını seçmek ve bilgilendirmek için bir kontrol listesi içerir. Her ürün ve her sürüm için imzalı AB uygunluk beyanını gönderin. Bir otorite talep ettiğinde teknik dosyaya nasıl ulaşacaklarını kararlaştırın: bazı ortaklar tam bir kopya ister, bazıları talep üzerine hızlı erişimi kabul eder. Etiketi ve talimatları kullanacağınız her dilde gönderin. Ardından pratik ayrıntıları kararlaştırın: teknik irtibat kişiniz, yanıt süreniz ve bir şikâyeti veya güvenlik sorununu birlikte nasıl ele alacağınız. Beyan her değiştiğinde ortağınızı güncel tutun.

AB'ye yakın olmak bu gerekliliği ortadan kaldırmaz. Örneğin Türkiye, AB ile bir gümrük birliği oluşturur ve uyumlaştırılmış ürün mevzuatı uygular, ancak bir Türk üreticinin listelenen mevzuat için yine de AB'de yerleşik bir sorumlu işletmeciye ihtiyacı vardır. Uygulanan mevzuattan etiketlere kadar daha geniş yol, CE işareti şartları rehberimizde açıklanmıştır; ortağınızın elinde bulundurması gereken belgeler ise teknik dosya ve AB uygunluk beyanı rehberlerimizde ele alınmaktadır.

Önemli noktalar

• 4. maddede listelenen mevzuat kapsamındaki ürünler için AB'de yerleşik bir iktisadi işletmeci uygunluk görevlerinden sorumlu olmalıdır.
• Bu işletmeci bir ithalatçı, bir yetkili temsilci, sınırlı durumlarda bir sipariş karşılama hizmet sağlayıcısı veya ithalatçı olarak hareket eden kendi bağlı şirketiniz olabilir.
• Yetkili temsilcinin en az üç asgari görevi kapsayan yazılı bir yetki belgesine ihtiyacı vardır.
• 768/2008/AT sayılı Karar kurallarına göre tasarım görevleri ve teknik dosyanın hazırlanması üreticide kalır.
• İşletmecinin adı ve iletişim bilgileri ürün, ambalaj, koli veya ürüne eşlik eden bir belge üzerinde yer almalıdır.