Mandatario UE e operatore responsabile ai sensi dell'articolo 4

Cosa richiede l'articolo 4 del Regolamento (UE) 2019/1020?

Il Regolamento (UE) 2019/1020 sulla vigilanza del mercato e sulla conformità dei prodotti si applica dal luglio 2021. Il suo articolo 4 riguarda i prodotti disciplinati da un elenco di atti UE. L'elenco comprende macchine, bassa tensione, compatibilità elettromagnetica (EMC), apparecchiature radio, RoHS e diversi altri.

Per questi prodotti deve esistere un operatore economico stabilito nell'UE responsabile di determinati compiti di conformità. Se sei un fabbricante stabilito fuori dall'UE, non puoi ricoprire tu stesso questo ruolo. Deve farlo qualcuno all'interno dell'UE.

Il nome e i recapiti di tale operatore devono essere visibili. Possono figurare sul prodotto, sull'imballaggio, sul pacco o su un documento di accompagnamento. Se mancano, la dogana deve sospendere l'immissione in libera pratica e informare l'autorità di vigilanza del mercato. Una piccola lacuna nell'etichettatura può quindi bloccare un'intera spedizione alla frontiera.

Per i prodotti di consumo, anche il Regolamento sulla sicurezza generale dei prodotti (GPSR), Regolamento (UE) 2023/988, richiede un operatore economico nell'UE, e le offerte online devono riportare queste informazioni. Il corso GPSR tratta queste regole.

Chi può fare da persona responsabile nell'UE?

Il diritto UE attribuisce a ogni anello della catena di fornitura un nome e una serie di obblighi. Le regole derivano dalla Decisione n. 768/2008/CE e dal Regolamento (UE) 2019/1020. Per un fabbricante extra UE, il ruolo previsto dall'articolo 4 può essere ricoperto in quattro modi principali.

Ogni opzione si adatta a un modello di business diverso. L'importatore è spesso la scelta naturale quando vendi tramite un distributore europeo. Il mandatario non acquista né vende il tuo prodotto, quindi può agire per te chiunque siano i tuoi clienti UE. Molte società di logistica non vogliono il ruolo dell'articolo 4, quindi non dare per scontato che lo accettino. Una controllata ti dà il controllo, ma richiede persone che conoscano la conformità.

Quali sono i compiti dell'articolo 4?

Qualunque opzione tu scelga, l'articolo 4 attribuisce all'operatore responsabile quattro compiti:

1. Verificare che la dichiarazione UE di conformità e la documentazione tecnica esistano. Tenere la dichiarazione a disposizione delle autorità e assicurarsi che la documentazione tecnica possa essere fornita su richiesta.
2. Su richiesta motivata, fornire le informazioni e i documenti necessari a dimostrare la conformità, in una lingua comprensibile per l'autorità.
3. Informare le autorità quando ha motivo di ritenere che un prodotto presenti un rischio.
4. Collaborare con le autorità, anche sulle misure correttive.

Le autorità di vigilanza del mercato di solito iniziano con una richiesta di documenti. Per questo il tuo partner UE deve poter accedere rapidamente al tuo fascicolo. Se i tuoi documenti sono distribuiti su sistemi e fornitori diversi, verifica quanto tempo serve davvero per riunirli.

Cosa può e cosa non può fare un mandatario

Il mandatario è una persona fisica o giuridica stabilita nell'UE, nominata con mandato scritto. La Decisione n. 768/2008/CE stabilisce i compiti minimi che il mandato deve consentire:

• tenere la dichiarazione UE di conformità e la documentazione tecnica a disposizione delle autorità nazionali per il periodo prescritto, di solito 10 anni
• fornire alle autorità, su richiesta motivata, le informazioni e i documenti che dimostrano la conformità
• collaborare con le autorità, su loro richiesta, a qualsiasi azione per eliminare i rischi presentati dai prodotti coperti dal mandato

Il mandatario può anche apporre la marcatura CE per tuo conto. Importatori e distributori non possono farlo.

Ci sono dei limiti. Secondo le regole della Decisione n. 768/2008/CE, seguite dalla maggior parte delle normative di prodotto, il mandatario non può assumere il tuo obbligo di progettare e fabbricare il prodotto in conformità ai requisiti essenziali. Non può neppure redigere la documentazione tecnica al posto tuo. Questi obblighi restano al fabbricante. Un mandato ti offre un punto di contatto affidabile nell'UE. Non trasferisce la tua responsabilità a qualcun altro.

Leggi attentamente il mandato. Deve indicare chiaramente quali linee di prodotto e quali atti copre. Per le macchine soggette alla Direttiva 2006/42/CE, la dichiarazione di conformità indica anche la persona autorizzata a costituire il fascicolo tecnico, che deve essere stabilita nell'UE. Concorda con il tuo partner se assume anche questo ruolo.

Importatore o mandatario: le differenze principali

L'importatore è l'impresa UE che immette sul mercato UE un prodotto proveniente da un paese terzo. Prima di farlo, deve verificare che tu abbia svolto la valutazione della conformità, che la documentazione tecnica esista, che il prodotto rechi la marcatura CE e sia accompagnato dai documenti richiesti, e che vi siano indicati il tuo nome e il tuo indirizzo. Aggiunge il proprio nome, la propria denominazione commerciale registrata e il proprio indirizzo postale, e conserva una copia della dichiarazione per 10 anni. Non deve immettere sul mercato un prodotto che ritiene non conforme. Un buon importatore ti farà domande prima del primo ordine.

Attenzione a una trappola. Un importatore o un distributore diventa fabbricante, con tutti gli obblighi del fabbricante, se vende il prodotto con il proprio nome o marchio, oppure se lo modifica in modo tale da poterne compromettere la conformità. Se il tuo acquirente UE intende commercializzare il tuo prodotto con il proprio marchio, entrambe le parti devono sapere chi è il fabbricante.

Quando l'importatore è anche l'operatore dell'articolo 4, un'unica indicazione sull'etichetta può coprire entrambi i ruoli. Prevedi per tempo lo spazio sulla targhetta o sull'etichetta, così che il prodotto non debba essere rietichettato dopo l'arrivo.

Come scegliere e informare un partner UE

Prima di firmare, verifica che il partner esista e sia in grado di svolgere il lavoro:

• Cerca l'impresa nel registro delle imprese nazionale e controlla la partita IVA.
• Assicurati che l'indirizzo corrisponda a un vero ufficio, dove si ricevono corrispondenza e richieste delle autorità.
• Chiedi chi seguirà il tuo fascicolo e se conosce il tuo tipo di prodotto.
• Chiedi quali altri fabbricanti rappresenta e se dispone di un'assicurazione per la responsabilità da prodotto, ove pertinente.

Il tuo partner può svolgere i suoi compiti solo con il materiale giusto. Il corso Fondamenti di marcatura CE comprende una checklist per scegliere e informare un partner UE. Invia la dichiarazione UE di conformità firmata per ogni prodotto e ogni versione. Concorda come otterrà la documentazione tecnica quando un'autorità la richiede: alcuni partner vogliono una copia completa, altri accettano un accesso rapido su richiesta. Invia l'etichetta e le istruzioni in tutte le lingue che utilizzerai. Poi concorda i dettagli pratici: il tuo referente tecnico, i tuoi tempi di risposta e come gestirete insieme un reclamo o un problema di sicurezza. Tieni aggiornato il partner ogni volta che la dichiarazione cambia.

Essere vicini all'UE non elimina l'obbligo. La Turchia, ad esempio, forma un'unione doganale con l'UE e applica una legislazione di prodotto allineata, ma un fabbricante turco ha comunque bisogno di un operatore responsabile stabilito nell'UE per gli atti elencati. Il percorso completo, dagli atti applicabili alle etichette, è descritto nella nostra guida ai requisiti per la marcatura CE, mentre i documenti che il tuo partner deve detenere sono trattati nelle nostre guide al fascicolo tecnico e alla dichiarazione UE di conformità.

Punti chiave

• Per i prodotti disciplinati dagli atti elencati all'articolo 4, un operatore economico stabilito nell'UE deve essere responsabile dei compiti di conformità.
• Questo operatore può essere un importatore, un mandatario, in casi limitati un fornitore di servizi di logistica, oppure una tua controllata che agisce come importatore.
• Un mandatario necessita di un mandato scritto che copra almeno tre compiti minimi.
• Secondo le regole della Decisione n. 768/2008/CE, gli obblighi di progettazione e la redazione della documentazione tecnica restano al fabbricante.
• Il nome e i recapiti dell'operatore devono figurare sul prodotto, sull'imballaggio, sul pacco o su un documento di accompagnamento.