EU-Bevollmächtigter und verantwortliche Person nach Artikel 4

Was verlangt Artikel 4 der Verordnung (EU) 2019/1020?

Die Verordnung (EU) 2019/1020 über Marktüberwachung und die Konformität von Produkten gilt seit Juli 2021. Ihr Artikel 4 erfasst Produkte unter einer Reihe von EU-Rechtsvorschriften. Die Liste umfasst Maschinen, Niederspannung, elektromagnetische Verträglichkeit (EMV), Funkanlagen, RoHS und mehrere weitere.

Für diese Produkte muss es einen in der EU niedergelassenen Wirtschaftsakteur geben, der für bestimmte Konformitätsaufgaben verantwortlich ist. Wenn Sie als Hersteller außerhalb der EU niedergelassen sind, können Sie diese Rolle nicht selbst übernehmen. Jemand innerhalb der EU muss sie wahrnehmen.

Name und Kontaktdaten dieses Wirtschaftsakteurs müssen sichtbar sein. Sie können auf dem Produkt, seiner Verpackung, dem Paket oder einem Begleitdokument stehen. Fehlen sie, muss der Zoll die Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr aussetzen und die Marktüberwachungsbehörde unterrichten. Eine kleine Lücke in der Kennzeichnung kann so eine ganze Lieferung an der Grenze aufhalten.

Für Verbraucherprodukte verlangt auch die Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR), Verordnung (EU) 2023/988, einen Wirtschaftsakteur in der EU, und Online-Angebote müssen diese Angaben enthalten. Der GPSR-Kurs behandelt diese Vorschriften.

Wer kann als verantwortliche Person in der EU handeln?

Das EU-Recht gibt jedem Glied der Lieferkette eine Bezeichnung und eine Reihe von Pflichten. Die Vorschriften stammen aus dem Beschluss Nr. 768/2008/EG und der Verordnung (EU) 2019/1020. Für einen Hersteller außerhalb der EU kann die Rolle nach Artikel 4 auf vier Hauptwegen besetzt werden.

Jede Option passt zu einem anderen Geschäftsmodell. Ein Einführer ist oft die naheliegende Wahl, wenn Sie über einen europäischen Händler verkaufen. Ein Bevollmächtigter kauft und verkauft Ihr Produkt nicht und kann daher unabhängig davon für Sie handeln, wer Ihre Kunden in der EU sind. Viele Fulfilment-Unternehmen wollen die Rolle nach Artikel 4 nicht übernehmen; gehen Sie also nicht davon aus, dass sie zustimmen. Eine Tochtergesellschaft gibt Ihnen Kontrolle, braucht aber Mitarbeiter, die sich mit Konformität auskennen.

Welche Aufgaben sieht Artikel 4 vor?

Unabhängig von der gewählten Option weist Artikel 4 dem verantwortlichen Wirtschaftsakteur vier Aufgaben zu:

1. Überprüfen, ob die EU-Konformitätserklärung und die technischen Unterlagen erstellt wurden. Die Erklärung für die Behörden bereithalten und sicherstellen, dass die technischen Unterlagen auf Verlangen vorgelegt werden können.
2. Auf begründetes Verlangen die Informationen und Dokumente vorlegen, die zum Nachweis der Konformität erforderlich sind, in einer für die Behörde verständlichen Sprache.
3. Die Behörden unterrichten, wenn er Grund zu der Annahme hat, dass ein Produkt ein Risiko darstellt.
4. Mit den Behörden zusammenarbeiten, auch bei Korrekturmaßnahmen.

Marktüberwachungsbehörden beginnen meist mit einer Anforderung von Dokumenten. Deshalb muss Ihr EU-Partner schnell auf Ihre Unterlagen zugreifen können. Wenn Ihre Dokumente über verschiedene Systeme und Lieferanten verteilt sind, testen Sie, wie lange es tatsächlich dauert, sie zusammenzustellen.

Was ein Bevollmächtigter darf und was nicht

Ein Bevollmächtigter ist eine in der EU niedergelassene natürliche oder juristische Person, die durch einen schriftlichen Auftrag benannt wird. Der Beschluss Nr. 768/2008/EG legt die Mindestaufgaben fest, die der Auftrag ermöglichen muss:

• die EU-Konformitätserklärung und die technischen Unterlagen für den vorgeschriebenen Zeitraum, in der Regel 10 Jahre, für die nationalen Behörden bereithalten
• den Behörden auf begründetes Verlangen die Informationen und Dokumente zum Nachweis der Konformität vorlegen
• auf Verlangen der Behörden bei allen Maßnahmen zur Abwendung der Risiken von Produkten, die unter den Auftrag fallen, mit ihnen zusammenarbeiten

Der Bevollmächtigte darf auch die CE-Kennzeichnung in Ihrem Namen anbringen. Einführer und Händler dürfen das nicht.

Es gibt Grenzen. Nach den Vorschriften des Beschlusses Nr. 768/2008/EG, denen die meisten Produktvorschriften folgen, kann der Bevollmächtigte Ihre Pflicht nicht übernehmen, das Produkt in Übereinstimmung mit den grundlegenden Anforderungen zu entwerfen und herzustellen. Er kann auch die technischen Unterlagen nicht für Sie erstellen. Diese Pflichten bleiben beim Hersteller. Ein Auftrag verschafft Ihnen eine verlässliche Kontaktstelle in der EU. Er überträgt Ihre Verantwortung nicht auf jemand anderen.

Lesen Sie den Auftrag sorgfältig. Er sollte klar angeben, welche Produktlinien und welche Rechtsvorschriften er abdeckt. Bei Maschinen nach der Richtlinie 2006/42/EG nennt die Konformitätserklärung außerdem die Person, die bevollmächtigt ist, die technischen Unterlagen zusammenzustellen, und die in der EU ansässig sein muss. Vereinbaren Sie mit Ihrem Partner, ob er diese Rolle übernimmt.

Einführer oder Bevollmächtigter: die wichtigsten Unterschiede

Ein Einführer ist das EU-Unternehmen, das ein Produkt aus einem Drittland auf dem EU-Markt in Verkehr bringt. Vorher muss er prüfen, ob Sie die Konformitätsbewertung durchgeführt haben, ob die technischen Unterlagen vorhanden sind, ob das Produkt die CE-Kennzeichnung trägt und die erforderlichen Dokumente beiliegen und ob Ihr Name und Ihre Anschrift darauf stehen. Er fügt seinen eigenen Namen, seinen eingetragenen Handelsnamen und seine Postanschrift hinzu und bewahrt eine Kopie der Erklärung 10 Jahre lang auf. Er darf ein Produkt nicht in Verkehr bringen, wenn er der Ansicht ist, dass es nicht konform ist. Ein guter Einführer wird Ihnen vor der ersten Bestellung Fragen stellen.

Achten Sie auf eine Falle. Ein Einführer oder Händler wird mit allen Pflichten des Herstellers zum Hersteller, wenn er das Produkt unter seinem eigenen Namen oder seiner eigenen Marke vertreibt oder es so verändert, dass die Konformität beeinträchtigt werden kann. Wenn Ihr Käufer in der EU plant, Ihr Produkt unter eigener Marke zu verkaufen, müssen beide Seiten wissen, wer der Hersteller ist.

Wenn der Einführer zugleich der Wirtschaftsakteur nach Artikel 4 ist, kann eine Angabe auf dem Etikett beide Rollen abdecken. Planen Sie den Platz auf Typenschild oder Etikett frühzeitig ein, damit das Produkt nach der Ankunft nicht neu etikettiert werden muss.

Wie Sie einen EU-Partner auswählen und informieren

Prüfen Sie vor der Unterzeichnung, ob Ihr Partner existiert und die Aufgabe erfüllen kann:

• Suchen Sie das Unternehmen im nationalen Handelsregister und prüfen Sie seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Vergewissern Sie sich, dass die Anschrift ein echtes Büro ist, in dem Post und Behördenanfragen eingehen.
• Fragen Sie, wer Ihre Unterlagen betreuen wird und ob diese Person Ihre Produktart versteht.
• Fragen Sie, welche anderen Hersteller vertreten werden und ob gegebenenfalls eine Produkthaftpflichtversicherung besteht.

Ihr Partner kann seine Aufgaben nur mit dem richtigen Material erfüllen. Der Kurs Grundlagen der CE-Kennzeichnung enthält eine Checkliste für die Auswahl und Information eines EU-Partners. Senden Sie die unterzeichnete EU-Konformitätserklärung für jedes Produkt und jede Version. Vereinbaren Sie, wie er die technischen Unterlagen erhält, wenn eine Behörde sie anfordert: Manche Partner wollen eine vollständige Kopie, andere akzeptieren einen schnellen Zugriff auf Anfrage. Senden Sie das Etikett und die Betriebsanleitung in jeder Sprache, die Sie verwenden werden. Vereinbaren Sie dann die praktischen Einzelheiten: Ihren technischen Ansprechpartner, Ihre Reaktionszeit und wie Sie gemeinsam mit einer Beschwerde oder einem Sicherheitsproblem umgehen. Informieren Sie Ihren Partner bei jeder Änderung der Erklärung.

Die Nähe zur EU hebt die Pflicht nicht auf. Die Türkei zum Beispiel bildet eine Zollunion mit der EU und wendet angeglichene Produktvorschriften an, doch ein türkischer Hersteller braucht für die aufgeführten Rechtsvorschriften trotzdem einen in der EU niedergelassenen verantwortlichen Wirtschaftsakteur. Den gesamten Weg von den anwendbaren Rechtsvorschriften bis zur Kennzeichnung beschreibt unser Leitfaden zu den Anforderungen der CE-Kennzeichnung, und die Dokumente, die Ihr Partner bereithalten muss, behandeln unsere Leitfäden zu den technischen Unterlagen und zur EU-Konformitätserklärung.

Das Wichtigste in Kürze

• Für Produkte unter den in Artikel 4 aufgeführten Rechtsvorschriften muss ein in der EU niedergelassener Wirtschaftsakteur für Konformitätsaufgaben verantwortlich sein.
• Dieser Wirtschaftsakteur kann ein Einführer, ein Bevollmächtigter, in begrenzten Fällen ein Fulfilment-Dienstleister oder Ihre eigene Tochtergesellschaft als Einführer sein.
• Ein Bevollmächtigter braucht einen schriftlichen Auftrag, der mindestens drei Mindestaufgaben abdeckt.
• Nach den Vorschriften des Beschlusses Nr. 768/2008/EG bleiben die Entwurfspflichten und die Erstellung der technischen Unterlagen beim Hersteller.
• Name und Kontaktdaten des Wirtschaftsakteurs müssen auf dem Produkt, der Verpackung, dem Paket oder einem Begleitdokument stehen.